CHARTE DE QUALITÉ PEP

Un séjour PEP est un séjour de vacances déclaré par le mouvement PEP.

A) COMMUNICATION
Courrier :

Le directeur du séjour s'assure au minimum :
Serveur vocal :

Une messagerie « PEP Séjour » (*) est obligatoire sur tous les séjours.
Ces messageries doivent être alimentées tous les joursavec des messages toujours positifs (Pour les camps itinérants Etranger une fréquence d'un message tous les deux jours est possible).
Prendre en compte que la messagerie vocale dans le cadre du projet d'animation est souhaitable en faisant attention toutefois à ce que le résultat soit audible pour les parents.
L'idéal est de terminer le message en indiquant le jour et l'heure de la prochaine mise en ligne de nouvelles.
(*) « PEP séjour » est le système développé par le siège fédéral et géré par les outils IPG. Soulignons ici que les sommes collectées sont utilisées au profit de tous et non pas du seul plaçant ou gestionnaire

Site internet :

Nous encourageons la mise en place de blog sur les séjours quand cela est possible techniquement. La solution retenue par la Fédération ( OnDonneDesNouvelles.com) est pertinente.
Mais rien n'interdit des blogs existants sur des sites associatifs PEP mais en évitant par-dessus tout l'ouverture de « blogs sauvages » chez des fournisseurs d'accès « tous publics ».
Le plaçant s'assure que les parents sont informés et donnent les autorisations nécessaires sur le droit à l'image.
Rappel : « OnDonneDesNouvelles.com » permet notamment la notion de modération par l'organisateur des messages mis en ligne par ses différents séjours.

Téléphone :

Nous ne souhaitons pas que les parents puissent téléphoner sur les centres (sauf évènement particulier : anniversaire …). Cette relation est souvent difficile à gérer matériellement, voir « émotionnellement » sur les centres. Par contre il est souhaitable que, dans le cadre d'une activité organisée, les enfants puissent joindre,une fois par semaine leurs parents.
Si des contingences techniques (pas de cabine accessibles facilement) rendent difficile ce contact il est indispensable de le signaler bien en amont au plaçant afin que les familles en soient informées.

Téléphone portable :

Le téléphone portable est interdit sur les séjours de la tranche d'âge 4 – 12 ans. Pour la suite il doit être clairement définies des règles de fonctionnement quant à son utilisation (en dehors des repas, activités, éteint le soir..) et à la responsabilité des jeunes pourleur « surveillance ». Ces règles doivent apparaître dans le projet pédagogique (Vol, perte,dégradation, surconsommation).

Après le séjour :

Les plaçants et les organisateurs s'engagent à gérer les questionnements sur les dysfonctionnement des séjours.
Nous encourageons la production d'écrits (journal debord…) et de photos qui permettent de remonter le déroulement des dossiers (Nous en parlerons plus loin mais l'archivage des registres d'infirmerie est obligatoire).

Documents nécessaires :

B) LA SANTÉ DES ENFANTS
Le plaçant met tout en œuvre pour que le centre reçoive toutes les informations relatives à la santé des enfants préalablement au séjour. L'accent est mis sur la nécessité d'anticiper les situations problématiques (PAI, régime, traitements, …).

En cas de visite du médecin :

Si le cas n'est pas « important » (pas de traitement, pas d'isolement ..) pas de consignes particulières. Si le médecin place l'enfant sous traitement il faut prévenir la famille et offrir la possibilité à l'enfant d'échanger avec ses parents.

A la fin du séjour le traitement même vide ou terminé doit être glissé avec le double de l'ordonnance dans la valise de l'enfant. (Un petitmot de l'assistant sanitaire).
A la fin du séjour les feuilles de sécurité sociale avec les vignettes des médicaments correspondants sont transmises au gestionnaire qui les adresse avec une facture au plaçant. Ceci garantit à l'AD d'être payée de l'avance de ces frais. Aucune facture ou feuille ne doit dans les mois suivantsle séjour, être adressée directement aux familles.
La CMU permet de ne pas avancer les frais, en cas de difficulté prévenir le pôle ou l'ad.
Conserver si possible sur le centre ou l'AD les documents (feuilles SS) pendant environ une année.
Note : faire attention à facturer rapidement les éventuels frais médicaux. Au-delà d'un délai raisonnable (1 mois) nous avons du mal à faire honorer les règlements.

En cas d'accident :

Après avoir porté secours à l'enfant et l'avoir placé sous la responsabilité des services médicaux adéquat le directeur du séjour informe directement la famille.
Il doit ensuite immédiatement informer le plaçant. Le plaçant prendra les dispositions nécessaires pour informer la collectivité d'origine du blessé (Mairie, CE…).
En cas d'accident, même bénin (radio de contrôle par exemple), une déclaration d'accident doit être effectuée. Le double en est consigné avec le registre d'infirmerie ainsi que une copie du certificat médical.
Une copie est adressée à l'association plaçante.

Le registre d'infirmerie :

Le registre d'infirmerie type modèle PEP est un document précieux qui atteste de l'attention portée aux enfants qui nous sont confiés. Il est indispensable que ce registre soit correctement tenu. Le directeur doit le signer chaque semaine, démontrant ainsi qu'il exerce son autorité sur cette partie sensible d'un séjour. Soulignons qu'aujourd'hui nous avons régulièrement, de la part des collectivités ou des parents, des demandes de communication de ce registre en cas de problème.
Le registre doit être conservé après le séjour. Nous encourageonssa numérisation (archivage et transmission facilité).

C) LE TRANSPORT
Le transport est un des moments clés du séjour :
Il convient donc de s'y préparer et d'assurer dans tous les sens du terme !

Collecter les informations nécessaires au préalable est un pré requis indispensable. La mise en ligne des coordonnées des animateurs, des chauffeurs, des responsables départs et retours, des numéros d'urgence dans CV5… autant d'éléments améliorant nettement la sécurité des enfants et la qualité de nos prestations. C'est ici qu'une partie du réseau PEP joue son image.

La nomination d'un chef de convoi est obligatoire.
Ce chef de convoi doit au minimum avoir :
Le chef de convoi, comme les animateurs, doit être aisément reconnaissable et identifiable. Obligation d'utilisation des gilets identifiables PEP (en vente à la fédé). Ces gilets sont faciles à porter quelque soient les conditions climatiques (du tee shirt au blouson !).
Le chef de convoi répartit les rôles des animateurs avant le départ et contrôlera les carnets de voyages (Argent de poche, les questions de santé (CMU), traitement …). Le chef de convoi est sous l'autorité de l'assistant PEP sur le lieu de départs ou de retour.

Tout incident au cours du voyage (retard ..) doit être répercuté auprès des AD/Pôle PEP concernées sans délai.

Dès l'arrivée du groupe un message doit être adressé au responsable PEP plaçant les enfants.

Un message sur le répondeur PEP Séjour doit aussiêtre mis en place dans les meilleurs délais.

D) PENDANT LE SÉJOUR
Nous restons convaincus que le plus important d'un séjour reste la vie quotidienne. Il faut impérativement toujours rappeler ceci à nos équipes et exiger que ces aspects soient parfaitement pris en compte dans le projet pédagogique. Nous avons là un travail permanent de remise en cause, de surveillance, de questionnement pournous assurer de la bientraitance des utilisateurs de nos séjours. Il serait important d'établir ici des règles sur la question de l'alimentation (régimes, religion, laïcité…). A minima un large débat devrait s'organiser autour de ce point afin d'approcher au plus près d'une démarche commune dans le respect de nos valeurs.

Les activités :

Nous savons tous qu'elles ne sont qu'un moyen de mettre en œuvre notre projet et ne sont en rien la « chose primordiale » d'un séjour. Mais il faut quand même insister sur le fait que les démarches d'appel d'offre, mais aussi tout simplement le respect dû à un client qui est la famille et qui paye nos services, nous impose de respecter les engagements pris dans nos brochures.
Il peut arriver parfois que des activités ne soient pas effectuées pour diverses raisons, (météo, absence imprévue d'un prestataire ou d'un encadrement). Il est alors indispensable d'alerter l'AD/ Le pôle « plaçant » en lui communiquant les motivations de l'annulation et les activités de remplacement. Le plaçant peut alors pleinement jouer son rôle pour expliquer la situation aux partenaires.

L'argent de poche :

L'utilisation des carnets de voyage de la fédération nous donne un outil permettant de suivre l'utilisation de l'argent de poche par les enfants. Il y là un vrai travail à mener avec les équipes dans la gestion de ces sommes.

Des cas particuliers :

Les pré-adolescents et ados.
Ces publics posent des questions sur lesquelles nous devons mettre en place des stratégies communes.

Toute consommation de drogue ou d'alcool, tout manquement à la loi est sanctionné par un renvoi sans avertissement préalable.
Le comportement difficile de certains jeunes. Nous proposons la règle dite du carton jaune. C'est-a-dire que dans le cas où le comportement d'un ou plusieurs participants pose problème (sécurité, vie du groupe, …) le (ou les jeunes) reçoit un avertissement. Cet avertissement signifie que : Si ces interventions suffisent le jeune peut poursuivre son séjour.
Si malgré cet avertissement le jeune persévère dans son attitude le renvoi devient une solution pour permettre au séjour de se poursuivre dans de bonnes conditions.

- Dans le cadre d'un renvoi pour les raisons invoquées ci-dessus : Il est très important de souligner que ces situations, toujours difficiles, doivent être traitées en concertation entre le directeur, l'AD gestionnaire et l'AD/Pôle plaçant.
Si L'AD/Pôle de placement apportera tout son concours pour faciliter la mise en œuvre du rapatriement il n'est pas possible de le/la placer devant le fait accompli.

- En cas de renvoi, les frais liés à ce renvoi sont à la charge du plaçant.

La cigarette :

Nous souhaitons que la cigarette soit strictement interdite pour les moins de 14 ans. Mais il ne faut pas rester dans le monde de l'utopie etil peut arriver que certains jeunes de cette tranche d'âge soient déjà largement intoxiqués.

Pour les plus grands le fait d'être fumeur doit être consigné par le responsable légal dans le dossier du jeune. Si ce n'est pas le cas et que le jeune est fumeur il faut impérativement prévenir l'AD/Pole plaçant puis la famille. Personne ne doit pouvoir penser que c'est en colo qu'on apprend à fumer.

Pour les jeunes fumeurs supérieur à 14 ans il sera prévu des lieux et des temps dans le strict respect de la loi. Nous encourageons vivement les équipes à prévoir ceci dans leur projet et à faire en sorte de rendre ce moment le moins convivial possible (pas d'effet de bande de plaisir associé à la cigarette et à un animateur fumeur). Faire en sorte que ce moment soit le moins convivial possible. Chaque jeune prend connaissance et signe avant le départ une charte reprenant tous ces points.

E) L'INCLUSION EN MILIEU ORDINAIRE DE VACANCES D'ENFANTS PORTEURS DE HANDICAP
Nous parlons bien ici d'inclusion puisque ce document concerne les séjours de vacances ordinaires. Pour faciliter des dispositifs nous proposons :
L'inclusion doit viser un nombre limité d'enfantspar séjour pour rester une intégration. Sauf cas particulier demandant des compétences très spécifiques (LSF, …) nous trouvons souhaitable qu'un moyen humain supplémentaire nécessaire à la réussite de l'inclusion soit recruté par le directeur du séjour. Le principe étant que ce moyen est bien un plus pour que l'équipe puisse gérer collectivement l'inclusion et non pas un référent venant vivre avec un enfant sur un « satellite » de la colo.

Le financement est recherché conjointement par le gestionnaire et le plaçant (ANCV, JPA,…). Dans tous les cas c'est le plaçant qui reste responsable du financement quand celui-ci est incomplet.
Quelques remarques en vrac.
Les étapes d'une inclusion réussie :
La fiche de renseignement doit comporter les items : compréhension, motricité, hygiène, communication, relations (adultes, enfants), alimentation, type de crises (si concerné), comportement, structure familiale, santé, scolarisation, santé, observation.
Il faut ensuite s'assurer pendant le séjour que le responsable de l'enfant est joignable.
Le bilan personnalisé est indispensable.
Ces quelques lignes sont bien peu en regard de l'importance du sujet. Nous devrons rapidement écrire un référentiel sur cet aspect très important de notre façon de concevoir nos séjours et d'y faire réellement vivre nos valeurs.

F) L'ÉVALUATION
A la fin de chaque période de vacances un questionnaire de satisfaction sera adressé à chaque enfant.
Ces questionnaires seront saisis et mis en ligne en interne pour nous permettre d'avancer, d'améliorer, de rendre nos services plus performants.
Nous sommes certains que c'est par ce travail au plus près du terrain, au plus près de la notion de projet, que nous nous retrouverons pour encore mieux travailler ensemble.
Bilan à redonner aux directeurs.
Avoir le même outil évitera une analyse partielle et faussée de nos séjours.
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